Besondere Ausstellungsbedingungen

Stand: Juni. 2018 

1. Anmeldung/Buchung: 

Das beiliegende Standbuchungsformular ist MIT RECHTSVERBINDLICHER UNTERSCHRIFT per Fax oder Post zurückzusenden und stellt eine für den Aussteller verbindliche Anmeldung dar. Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit erfüllt. Die zeitliche Reihenfolge der eingegangenen Anmeldeformulare ist jedoch nicht allein maßgebend für die Standzuteilung. Die vorliegende Anmeldung gilt nicht automatisch als Zulassung. Die Buchung des Standes wird erst verbindlich, sobald dem Aussteller eine Auftragsbestätigung des Veranstalters über den gebuchten Stand und sonstige Leistungen vorliegt. Einwände gegen die Standzuteilung sind innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Auftragsbestätigung schriftlich mitzuteilen. Die Standfläche/-zuschnitt kann aus technischen Gründen geringfügig von den angegebenen Maßen abweichen, was keinen Reklamationsgrund darstellt. Auf Sonderantrag kann der Veranstalter zustimmen, dass die Standfläche durch Zusammenlegen einzelner Stände vergrößert wird. Auch die gemeinsame Buchung eines Standes durch mehrere Aussteller bedarf der Zustimmung des Veranstalters. In diesem Fall haftet jeder der Aussteller als Gesamtschuldner. Eine Überlassung des Standes an Dritte ist nicht möglich. In dem Anmeldeformular eingetragene Vorbehalte oder Sonderwünsche bedürfen der Bestätigung durch den Veranstalter. Als nicht gewerbliche Aussteller gelten caritative und gemeinnützige Organisationen aus dem Themenumfeld (Vereine, Behörden, Seelsorge, Kirchen, Selbsthilfegruppen/ Gesprächskreise, Arbeitskreise, gGmbH, etc...) Der Veranstalter ist berechtigt, einen entsprechenden Nachweis (Satzungszweck, o.ä.) anzufordern. Die Beurteilung des Einzelfalles obliegt dem Veranstalter.

2. Zahlungsbedingungen/Rechnungsstellung: 

Der Aussteller erhält für die Standgebühr und weitere gebuchte Leistungen spätestens 6 Wochen vor Messetermin eine Rechnung, die zum angegebenen Zahlungsziel nur per Überweisung auf das genannte Konto zu begleichen ist. Wird das Zahlungsziel trotz zweier Zahlungsaufforderungen überschritten, ist der Veranstalter berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und den Stand anderweitig zu vergeben. Kann der Stand nicht zum vereinbarten Preis weitervermietet werden, ist der Veranstalter berechtigt, eine Stornogebühr gemäß §3 zu erheben. Sollte eine ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung nicht möglich sein, hat der Veranstalter das Recht, die Veranstaltung abzusagen oder die Dauer zu verkürzen.  Schadensersatzansprüche des Ausstellers sind in beiden Fällen ausgeschlossen. Beanstandungen der Rechnung können nur berücksichtigt werden, wenn Sie innerhalb der Zahlungsfrist dem Veranstalter schriftlich angezeigt werden. Beanstandungen am Mietgegenstand sind unverzüglich beim Aufbau dem Veranstalter anzuzeigen. Andernfalls ist eine Gewährleistung ausgeschlossen. Die Aufrechnung von Forderungen ist nur möglich, wenn diese rechtskräftig festgestellt sind. 

3. Storno: 

Eine Stornierung der Standbuchung hat schriftlich zu erfolgen. Bei Rücktritt bis zu 1 Monat vor dem Messetermin ist der Veranstalter berechtigt, 50% des Rechnungsbetrages als Stornogebühr (Ersatz von Aufwendungen und entgangenem Gewinn) einzubehalten. Im Falle einer späteren Absage werden 100% unmittelbar bei Stornierung fällig. Der Nachweis, dass ein geringerer Schaden entstanden ist, bleibt dem Aussteller vorbehalten. Vorschläge zu Ersatzausstellern muss der Veranstalter nicht annehmen.

4. Haftung/Versicherung: 

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Vandalismus, Diebstahl, Brand, Wasser, Sturm oder andere Fälle höherer Gewalt. Die Haftung bei (Transport-) Schäden oder Verlust der vom Aussteller dargebotenen Ware oder Standausstattung/-dekoration obliegt dem Aussteller. Für die Beaufsichtigung des Standes ist der Aussteller – auch während Auf- und Abbauzeiten – selbst zuständig. Der Aussteller haftet für von ihm verursachte Schäden am Gebäude oder Mobiliar. 

5. Standbesetzung und Ausstellungsthemen/-angebote:

Während der Veranstaltungszeiten ist der Stand besetzt zu halten. Die Standbestätigung gilt nur für die angegebenen Ausstellungsthemen/Angebote. Der Veranstalter kann aus begründetem Anlass einzelne Angebote vor und während der Veranstaltung ausschließen. Ein nicht rechtzeitiger Bezug des Standes berechtigt nicht zur Minderung. Darüber hinaus ist der Veranstalter in diesem Fall berechtigt, den Stand anderweitig zu nutzen. Ersatzansprüche können nicht geltend gemacht werden. Ein Standabbau vor Ende der Veranstaltung ist nicht möglich. Ein vorzeitiger Abbau oder das teilweise Räumen des Standes führt im Interesse aller zu einem 50%igem Aufschlag der Standmiete. 

6. Ausstellerverzeichnis/zusätzliche Werbepräsenz:

Der Aussteller erklärt sich mit seiner Unterschrift mit der veranstaltungsbezogenen Speicherung, Nutzung und Weitergabe seiner Daten an Dritte einverstanden, sofern sie der Vertragsumsetzung dient. Im Ausstellerverzeichnis und in der Internetpräsenz www.meinletzterweg.de  und www.stadthalle-erding.de werden die Kontaktdaten und Ausstellungsinhalte/Angebot eingetragen. Der Veranstalter ist bemüht, alle bis 10 Werktage vor Veranstaltungstermin eingehenden Unterlagen korrekt zu übernehmen. Eine Gewähr für eine vollständige und richtige Eintragung sowie Schadensersatz für fehlerhafte Angaben ist ausgeschlossen. Der Veranstalter wird diesbezüglich von Ansprüchen Dritter freigestellt. Prospektverteilung außerhalb des Standes ist nur nach Absprache mit dem Veranstalter möglich. Die Aussteller sind mit Veröffentlichungen von Bildern ihres Standes inclusive Personal in Zusammenhang mit der Veranstaltung einverstanden. 

7. Datenschutz: 

Wir werden im Rahmen der Veranstaltung Bilder von der Veranstaltung und der einzelnen Messestände einschließlich des Messe- und Standpersonals aufnehmen. Diese Bilder werden anschließend zum Zwecke der Bewerbung der Veranstaltung in Presse, Print- und Onlinemedien veröffentlicht. Der Aussteller sichert zu, dass gegebenenfalls erforderliche diesbezügliche Einwilligungen zur Aufnahme und Veröffentlichung der Bilder seines Standpersonals zum Aufbautag vorliegen. Sollten Sie mit einer solchen Veröffentlichung nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit widersprechen, indem Sie eine E-Mail an buero@messeservice-garthen.de senden. Bei Anmeldung und Buchung eines Ausstellungsstandes ist sowohl für die Bearbeitung einer Anfrage als auch für die Vertragserfüllung die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten des Vertretungsberechtigten des Unternehmens, der Kontaktperson sowie ggf. darüber hinaus gehende Daten (E-Mail, Telefonnummer, Auftragsdaten, Steuernummer, etc.) erforderlich. Eine Weitergabe an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung erfolgt nicht. Ausgenommen hiervon ist ausschließlich die Weitergabe an den für die organisatorische Abwicklung zuständigen Kooperationspartner, der Messeservice Garthen, sowie zur Vertragserfüllung eingeschaltete Dritte, z.B. veranstaltungstechnische Dienstleister. Eine Übermittlung der Daten an eingeschaltete Dritte erfolgt nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und der Umfang der Übermittlung beschränkt sich auf das notwendige Minimum zur Vertragsabwicklung. Die personenbezogenen Daten werden nach Abwicklung des Vertragsverhältnisses oder im Falle des Nichtzustandekommens des Vertrages gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine freiwillige, jederzeit widerrufbare Einwilligung zur weiteren Nutzung für kommende Messen vorliegt. Der Aussteller hat jederzeit das Recht, Auskunft, Berichtigung, Löschung bzw. Deaktivierung und Übertragung von personenbezogenen Daten zu verlangen.

8. Standdekoration: 

Mit Dekomaterial dürfen nur die Messewände gestaltet werden. Die Befestigung des Materials darf nur mit Tesa-Film oder geeigneten Befestigungshaken erfolgen, die Sie gegen Pfand kostenlos leihen können. Bitte wenden Sie sich zu Aufbaubeginn an unser Personal. Die Holzwände oder Glasflächen dürfen nicht beklebt werden. Die eingezeichneten Standflächen sind einzuhalten. Die Einbringung von eigenem Standmobiliar und -ausstattung bedarf der Genehmigung des Veranstalters und ist nur nach Voranmeldung bis 14 Tage vor Veranstaltung möglich, sofern der Nachweis der einschlägigen Vorschriften (Brandschutz, Prüfsiegel für Elektrogeräte, etc.) erbracht wird. Dem Veranstalter steht jedoch das Recht zu, bei Beeinträchtigung der anderen Aussteller oder des Publikums sowie aus technischen oder optischen Gründen eine Änderung der Standgestaltung zu verlangen. 

9. Reinigung/Müllentsorgung: 

Die Reinigung des Standes obliegt dem Aussteller. Er ist für die Entfernung sämtlicher von ihm mitgebrachter Materialien, Kartonagen und Güter zuständig, um den Urzustand des Standes wiederherzustellen. Die Lagerung von Verpackungen oder brennbarer Materialien am Stand und außerhalb des Standes in der Halle ist verboten. Kartonagen, Stoffreste, o.ä. werden vom Veranstalter nicht entsorgt. Eine Entsorgung über die allgemeinen Müllbehälter in und um die Halle ist nicht zulässig. Der Veranstalter ist berechtigt, im Falle der Nichteinhaltung die Müllentsorgung nach Aufwand in Rechnung zu stellen.

10. Brandschutz: 

Die Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten, insb. Feuerlöschgeräte und Fluchthinweisschilder dürfen nicht von ihrem Standort entfernt oder Notausgangstüren bzw. Rettungswege oder sonstige Sicherheitseinrichtungen verstellt werden. Kerzen und offenes Feuer sind nicht erlaubt. Es besteht absolutes Rauchverbot. Die eingebrachte Standausstattung/-dekoration muss mindestens schwer entflammbar sein.

11. Sonstiges:

Mündliche Nebenabreden gelten nur nach Bestätigung in Textform. Sollte eine Bestimmung der allgemeinen und besonderen Bestimmungen für Ausstellungen und Messen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit nicht. Die Parteien verpflichten sich, in einem derartigen Fall, eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem Zweck der zu ersetzenden Bestimmung im Sinne der Ausstellungsbestimmungen so weit wie möglich entspricht, dasselbe gilt für etwaige Lücken. Gerichtsstand ist Erding. 

Die Besonderen Ausstellungsbedingungen gelten nur in Verbindung mit den Allgemeinen Ausstellungsbestimmungen, den Sicherheits- und Organisationsbestimmungen und der Hausordnung der Erdinger Stadthallen GmbH (einsehbar unter www.stadthalle-erding.de).